Ubiegając się o różnego rodzaju dofinansowania, dotacje lub innego rodzaju wsparcie pochodzące ze środków publicznych bardzo ważnym elementem jest prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków. Zasady co do tej kwestii niestety nie są jednorodne i nie ma jednego schematu na prawidłowe zakończenie inwestycji. Dlatego realizacja inwestycji przy udziale środków pochodzących z funduszy publicznych zmusza nas do zapoznania się z bardzo obszerną dokumentacją związaną z programem z którego będziemy korzystać.
Prawidłowe udokumentowanie wydatków
Najczęściej stosowaną forma dotacji pochodzących z różnych źródeł jest refundacja poniesionych wcześniej kosztów. Wówczas inwestor musi sam ponieść wszystkie koszty realizowane inwestycji w zamian za co otrzymuje zwrot części poniesionych wydatków. Oznacza to, ze dopiero po zrealizowaniu przedsięwzięcia inwestor może ubiegać się o zwrot kosztów. Całe przedsięwzięcie związane z uzyskaniem dotacji stanowi często nie lada problem gdyż zapoznanie się z dokumentacją konkursowa, przygotowanie wymaganych dokumentów i sfinalizowanie przedsięwzięcia i co najważniejsze dotrzymanie terminów wymaga wiele nerwów i czasu. Gdy wszystko idzie zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o płatność jest to fajne, łatwe i przyjemne niestety nie zawsze dlatego często Beneficjenci wzywani są do uzupełnienia dokumentacji itd. Rozliczanie dotacji to już końcowy etap przedsięwzięcia i oznacza nic innego jak udokumentowanie odpowiednimi dokumentami poniesionych wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych, poszczególnych etapów realizacji inwestycji oraz rezultatów. Etap rozliczania dotacji zaczyna się od złożenia wniosku o płatność wraz w wszystkimi wymaganymi załącznikami. Załącznikami są przede wszystkim umowy z dostawcami i wykonawcami, faktury czy potwierdzenia dokonywanych przelewów. Potwierdzenia przelewów potwierdzają czy środki były faktycznie przekazane na konto odbiorcy. Podstawowe elementy rozliczenia dotacji zapisane są szczegółowo w umowie o dofinansowanie. Należy tu pamiętać jednak, że każdy program dofinansowana opiera się na różnych zasadach i nie można iść na tym etapie znanym sobie może z poprzednich realizacji schematem. Należy dokładnie zapoznać się z treścią umowy oraz zawartymi w niej terminami w jakich należy przedstawić wymagane dokumenty. No i oczywiście w sytuacji gdy wiemy, że z jakichś powodów, niezależnych od nas nie uda się zrealizować inwestycji w wyznaczonym terminie należy skontaktować się z odpowiednim urzędem celem ustalenia co wówczas. Urzędy na szczęście w takich sytuacjach idą na rękę beneficjentowi i podpisują często aneksy do umowy z przesuniętym terminem realizacji inwestycji.
Niemniej jednak mimo, iż realizacja inwestycji z udziałem najróżniejszych dotacji nie jest prostą sprawą, nie można na wstępie rezygnować i się poddawać. Jest to bowiem olbrzymia szansa na rozwój naszego biznesu. Mając pomysł i zapał można dzięki programom pomocowym rozwinąć biznes, wyszkolić pracowników, udoskonalić produkt, wejść na nowe rynki. To są tylko nieliczne przykłady korzyści jakie możemy osiągnąć poświęcając trochę swojego czasu na czytanie i zapoznawanie się z różnymi przepisami.